Software para vídeo locadora

Acrisoft - programa para vídeo locadora

  

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Manual do programa

Categorias e promoções

Antes de começar a locar os títulos, você deverá cadastrá-los. Os títulos são os filmes, CDs, cartuchos de games e outros.

Se você não trabalha com games ou CDs não tem problema. Deixe em branco para uso futuro.

Antes porém de cadastrar os títulos, você deve cadastrar as categorias e preços. A função do cadastro de categorias e preços é que você não irá precisar mudar os preços de cada título no futuro. Bastará mudar o preço de uma determinada categoria de deixar o resto por conta do programa

Por exemplo, se você costuma classificar os seus produtos pela cor você terá filmes de categoria verde por exemplo. Supunha que os filmes de categoria verde custem R$ 3,00. Quando você quiser mudar para R$ 3,50 basta trocar o valor na categoria que todos os filmes de categoria verde automaticamente passarão a custar 3,50.

Para entrar no arquivo de categorias clique em títulos no menu principal do programa e depois em categorias e preços conforme figura abaixo:

Ao clicar em categorias e preços, aparecerá a seguinte tela:

Clique no botão "nova" à direita para inserir uma nova categoria.

Depois você irá digitar o nome de uma categoria que você possui em sua vídeo-locadora ou que deseja criar agora. No caso eu digitei como exemplo a categoria ouro, mas se você não trabalha com cores poderá digitar qualquer categoria que desejar como por exemplo A1, X1 e outros. Tudo dependerá da maneira que você costuma trabalhar.

Agora você poderá colocar esta categoria em promoção ou não.Caso não deseje colocá-la em promoção agora, poderá colocar outro dia. Veja como colocar a categoria em promoção:

Observe na figura acima que eu assinalei o quadrinho denominado "promoção 1" . Com isso o programa validará a promoção e fará com que os campos para entrar dados fiquem habilitados.Esta promoção eu configurei da seguinte forma: O cliente irá usar 2 diárias e pagar somente uma quando levar 3 fitas ou mais. Nesse tipo de promoção se o cliente levar menos de 3 fitas, a promoção não irá valer. Abaixo também eu posso escolher os dias nos quais a promoção irá valer. No caso do quadro acima, a promoção somente vale para os dias assinalados. Se o cliente levar o filme na quinta feira,por exemplo, a promoção não será válida.

Além da promoção 1, também o programa permite uma segunda promoção dentro da mesma categoria. Para isso devo assinalar a promoção 2.

Você poderá incluir outras categorias e cada categoria terá seu próprio critério de promoções.

Vamos clicar no botão "nova" para criar uma nova categoria.

Com isso iremos criar uma nova categoria, essa categoria será denominada como prata em nosso exemplo. Observe na figura abaixo que para a categoria prata eu não habilitei nenhuma promoção.

Se você desejar modificar alguma coisa na categoria ouro, NÃO clique no botão "nova".

Selecione a categoria na listagem que aparece abaixo e clique duas vezes sobre a mesma. Assim você poderá modificar os dados de uma determinada categoria

Observe que a categoria prata está selecionada em azul. Para modificar a categoria prata, basta clicar duas vezes sobre a mesma.

Agora que as suas categorias já estão cadastradas você poderá cadastrar os seus títulos

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Cadastrando títulos

Agora que você já cadastrou as categorias e promoções de sua vídeo-locadora, pode começar a cadastrar os títulos. No menu principal do programa, clique em filmes e depois em novo conforme figura abaixo. Se você não trabalha com filmes em sua locadora, poderá pular essa etapa.

Ao clicar na opção "novo" aparecerá a tela abaixo:

No primeiro quadro temos o código do filme. Este código é o código de controle interno da sua locadora. O campo seguinte é denominado "selo". Esse campo é de preenchimento opcional e você poderá deixá-lo em branco se desejar. O selo corresponde ao número de identificação que geralmente já vem impresso na fita de vídeo.

No campo título você irá digitar o nome do filme em português. Por exemplo: "RAMBO A MISSÃO". No campo original você irá digitar o título do filme em sua língua original no caso de se tratar de filme estrangeiro. Se você desejar poderá deixar o campo em branco. No campo duração basta preencher com a duração do filme.

Quando você pular para o campo gênero, irá aparecer uma tela que é um menu com uma lista de gêneros.

Basta clicar duas vezes sobre o gênero desejado para que o mesmo passe automaticamente para o campo gênero do filme. Caso o gênero não esteja na lista de gêneros clique no botão novo e adicione um gênero.

Ao entrar no campo categoria aparecerá uma tela para você escolher uma categoria para o filme. Essa tela mostra todas as categorias

Clique duas vezes na categoria da lista para transferi-la para o campo categoria do filme.

No próximo campo aparece uma lista de diretores que permite que você escolha o diretor do filme a partir da lista.

Os próximos campos são para atores onde você pode escolher apenas um ator ou mais de um se for o caso.

A seguir vem a caixa de opções que permite que você defina se o filme é dublado, legendado ou nacional

Por fim temos o campo "comentários" no qual você pode digitar comentários sobre o filme. Veja na figura seguinte:

Após preencher os dados você poderá sair da tela ou ainda cadastrar outro filme. Se desejar cadastrar outro filme sem sair basta clicar no botão "novo".

Se você trabalha com games ou com CDs de áudio em sua locadora, poderá cadastrá-los da mesma forma que fizemos com os filmes, bastando para isso clicar no menu principal do programa em títulos > games ou títulos > áudio.

Após cadastrar os seus títulos, você deverá cadastrar os clientes. Para isso cliente no menu principal do programa em clientes > novo cliente, conforme figura abaixo

Ao clicar na barra de menu irá aparecer uma tela que permite cadastrar um cliente. Essa tela permite que você entre com dados do cliente como Nome, endereço, telefone e outros. Além de dados também é possível você inserir a foto do cliente desde que você grave a foto antes no seu disco. Para inserir a foto você deve clicar duas vezes sobre o quadro que está do lado direito do formulário.

Ao clicar duas vezes sobre o quadro, aparecerá uma tela que permite que você escolha foto.

Após cadastrar todos os clientes você pode pesquisá-los quando quiser através da tela de pesquisa que está acessível no menu clientes > pesquisar.

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Fazendo locações

Depois de cadastrados os clientes e os títulos você poderá começar a fazer as locações.

Clique no menu do programa em locações > nova conforme figura abaixo

Ao escolher a opção no menu acima aparecerá uma tela que permite fazer a locação:

A primeira tela que aparece serve para você escolher o cliente para o qual será feita a locação. Se você tiver o código do cliente, bastará digitá-lo no quadro código do cliente e teclar enter. Caso você não saiba o código do cliente poderá escolher na lista que aparece abaixo do código por ordem alfabética.

Após escolher o cliente aparecerá a tela de locação

Para colocar um filme na locação basta você digitar o código do mesmo e teclar enter.

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Devolução das fitas

Neste procedimento o sistema recebe de volta as fitas que estão com o cliente e faz o lançamento automático dos valores de locação

No menu principal do programa, clique em locações e em seguida em devolver

O processo de devolução funciona da seguinte forma

O cliente trás de volta para a vídeo-locadora, uma sacola contendo várias fitas
Você retira apenas uma fita da sacola, digita o número e o software buscará a locação a qual pertence aquela fita

Após digitar o número da fita e teclar enter, aparecerá a tela abaixo
O programa dá a opção de devolver todas as fitas ou as fitas que você escolher

Para devolver a fita, clique duas vezes sobre o título, que aparecerá a palavra sim do lado esquerdo da lista
Marque todas as fitas que o cliente deseja devolver e deixe as outras sem marcar



Note que no exemplo acima marcamos apenas o filme de código 1 para devolução sendo que o código 2 ainda vai continuar em posse do cliente
O programa calculou automaticamente as diárias em excesso (6 diárias) pois a devolução deveria ocorrer no dia 01/08/2006 e o cliente acabou devolvendo no dia 7

Após ter marcado as fitas para devolução aparte o botão OK
Caso você desista da operação aperte cancelar que nenhuma modificação será realizada

Assim que você apertar OK, aparecerá uma tela automática de lançamento

O cliente terá a opção de pagar no ato da devolução ou pagar outro dia
Se você apertar o botão pagar agora será dada a opção de pagar o valor total ou um valor parcial

Os valores pagos entrarão automaticamente na conta corrente do cliente e também no caixa

O botão recibo imprime o recibo das fitas que o cliente está devolvendo e também do valor pago em caso de pagamento no ato da locação

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Controle de caixa

O menu caixa tem várias opções conforme descritas abaixo

Lançamento de créditos

Através da opção lançar créditos, o programa permite lançar qualquer crédito em favor da vídeo-locadora
Esses créditos não podem ser relativos a pagamento de locação feitas pelo cliente
Para esse tipo de lançamento você deve entrar diretamente na ficha do cliente

Abaixo, lançamos um valor de R$ 120,00 a título de ajuste para corrigir um erro no caixa

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Lançamento de débitos

O programa permite lançar despesas da vídeo-locadora, como pagamentos de contas de luz, aluguel, conta de água e outros débitos

No exemplo abaixo estamos lançando o pagamento de uma conta de luz da vídeo-locadora

Essa opção não serve para lançar débitos referentes a locação
Para esse tipo de lançamento você deve entrar diretamente na ficha do cliente pois assim o sistema lançará primeiro na conta corrente do sistema e depois no caixa automaticamente

Visualizando os lançamentos

Clicando na opção abaixo, você pode visualizar todos os lançamentos efetuados no caixa da vídeo-locadora

Abaixo você pode notar que são visualizadas a data, crédito, débito e também a descrição do lançamento
Esta tela inclui todos os lançamentos inclusive os pagamentos de locação pois os mesmo foram lançados automaticamente enquanto você fazia operações de locação

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Conta corrente do cliente

A conta corrente do cliente pode ser acessada diretamente da ficha do cliente. Esta é a forma mais prática pois dispensa o trabalho de ter que ficar procurando o código do cliente

No menu principal do programa, clique em clientes e em seguida em pesquisar

Clique sobre o nome do cliente
Em seguida aparecerá a ficha do cliente

Lançando um crédito

Na ficha do cliente existe um botão lançar crédito
Esse botão serve para lançar um crédito na conta corrente do cliente
Por exemplo, o cliente devolveu uma fita mas não pagou no ato da locação. O mesmo comparece em sua vídeo-locadora para fazer um pagamento total ou parcial



Ao utilizar essa opção, o programa faz o lançamento na conta corrente do cliente e automaticamente no caixa da vídeo-locadora

Lançando um débito

Pode acontecer que seja necessário lançar um débito para o cliente




Para isso clique no botão lançar débito na ficha do cliente
Aparecerá a tela abaixo



Utilize essa tela para lançar qualquer débito para cliente em questão
O débito será lançado na conta corrente do cliente e também no caixa, tudo automaticamente

Extrato do cliente

Existe a possibilidade de exibir um extrato com todos os lançamentos do cliente
Clique no botão histórico que está na ficha do cliente
Aparecerá a tela abaixo




Essa tela contém todos os lançamentos do cliente, e o saldo é totalizado automaticamente no rodapé
Os botões lançar crédito e lançar débito que aparecem no rodapé, têm a mesma função

Importante: Não utilize os botões de crédito e débito que estão na ficha do cliente para lançamentos que são exclusivos da vídeo-locadora como contas em geral, pois esses botões lançam no caixa e também na conta corrente do cliente

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